1. Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Última actualización: Enero 2026
1.1. Responsable del Tratamiento
CIVI (CitaVial) es el responsable del tratamiento de tus datos personales. Operamos en Colombia y estamos comprometidos con la protección de tu información de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
🔒 Compromiso de Protección: Tus datos solo se utilizan para brindarte el mejor servicio de agendamiento de trámites vehiculares. Nunca vendemos ni compartimos tu información con terceros no autorizados.
1.2. Información que Recopilamos
Para brindarte nuestros servicios, podemos recopilar la siguiente información:
- Información de identificación: Nombre completo, número de cédula, correo electrónico, número de teléfono
- Información del vehículo: Placa, marca, modelo, año, tipo de vehículo
- Información de contacto: Dirección, ciudad, departamento
- Información de comunicación: Conversaciones con CIVI a través de WhatsApp
- Información técnica: Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador utilizado
1.3. Finalidad del Tratamiento de Datos
Utilizamos tu información personal para:
- Agendar citas en centros de diagnóstico automotor (tecnomecánicas)
- Coordinar exámenes médicos y psicotécnicos en Centros de Reconocimiento de Conductores (CRC)
- Gestionar citas en academias de conducción
- Enviar recordatorios de citas y fechas importantes
- Responder consultas sobre mecánica y normativa de tránsito
- Mejorar nuestros servicios mediante análisis de uso
- Cumplir con obligaciones legales
- Comunicarte promociones y novedades (solo si autorizas)
1.4. Base Legal para el Tratamiento
El tratamiento de tus datos se basa en:
- Consentimiento informado: Al usar CIVI, autorizas el tratamiento de tus datos
- Ejecución de contrato: Necesitamos tus datos para prestarte el servicio
- Obligación legal: Debemos conservar cierta información por requisitos legales
- Interés legítimo: Para mejorar nuestros servicios y prevenir fraudes
1.5. Compartir Información con Terceros
Compartimos tu información únicamente con:
- Centros certificados: Tecnomecánicas, CRC y academias de conducción autorizadas
- Proveedores de servicios: Plataformas de mensajería (WhatsApp), servidores de almacenamiento
- Autoridades competentes: Cuando sea requerido por ley
Todos nuestros aliados están obligados a proteger tu información con el mismo nivel de seguridad que nosotros.
1.6. Tiempo de Conservación
Conservamos tus datos personales mientras:
- Mantengas una relación activa con nuestros servicios
- Sea necesario para cumplir con obligaciones legales (mínimo 5 años)
- Existan motivos legítimos para su conservación
Después de este periodo, tus datos serán eliminados de forma segura.
2. Términos y Condiciones de Uso
2.1. Aceptación de los Términos
Al utilizar CIVI, aceptas estos términos y condiciones. Si no estás de acuerdo, te pedimos que no uses nuestros servicios.
2.2. Descripción del Servicio
CIVI es un asistente de inteligencia artificial disponible por WhatsApp que te ayuda a:
- Agendar citas en centros de diagnóstico automotor
- Coordinar exámenes médicos y psicotécnicos
- Buscar y agendar academias de conducción
- Resolver dudas sobre mecánica y normativa de tránsito
- Recibir recordatorios automáticos
2.3. Uso Apropiado del Servicio
Te comprometes a:
- Proporcionar información veraz y actualizada
- Usar CIVI solo para fines legítimos
- No intentar comprometer la seguridad del sistema
- No usar el servicio para actividades fraudulentas
- Respetar la disponibilidad de los centros de atención
2.4. Disponibilidad del Servicio
CIVI está disponible 24/7, pero no garantizamos operación ininterrumpida debido a:
- Mantenimiento programado
- Actualizaciones del sistema
- Problemas técnicos imprevistos
- Fallas en servicios de terceros (ej. WhatsApp)
2.5. Precios y Pagos
El uso de CIVI es gratuito. Solo pagas:
- El costo normal de tus trámites (tecnomecánica, CRC, etc.)
- Directamente al centro que realiza el servicio
- Sin cargos ocultos ni suscripciones
💰 Sin Costos Ocultos: CIVI nunca te cobrará por usar el servicio de agendamiento. Solo pagas al centro que realiza tu trámite.
2.6. Cancelaciones y Reprogramaciones
Puedes cancelar o reprogramar tus citas a través de CIVI. Ten en cuenta:
- Algunas instituciones pueden tener políticas de cancelación específicas
- Cancela con al menos 24 horas de anticipación cuando sea posible
- CIVI te ayudará a gestionar cambios sin costo adicional
2.7. Limitación de Responsabilidad
CIVI actúa como intermediario. No somos responsables de:
- La calidad de los servicios prestados por terceros (tecnomecánicas, CRC, academias)
- Resultados de inspecciones o exámenes
- Cambios en horarios o disponibilidad de los centros
- Daños derivados del uso incorrecto del servicio
2.8. Modificaciones a los Términos
Podemos actualizar estos términos ocasionalmente. Te notificaremos sobre cambios significativos a través de WhatsApp o nuestro sitio web.
3. Política de Cookies
3.1. ¿Qué son las Cookies?
Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en tu dispositivo cuando visitas nuestro sitio web. Nos ayudan a mejorar tu experiencia y entender cómo usas nuestros servicios.
3.2. Tipos de Cookies que Utilizamos
Cookies Esenciales (Necesarias)
Son indispensables para el funcionamiento del sitio web. Permiten:
- Navegación básica
- Acceso a áreas seguras
- Recordar tus preferencias de sesión
Cookies de Rendimiento (Analíticas)
Nos ayudan a entender cómo los visitantes interactúan con el sitio:
- Páginas más visitadas
- Tiempo de permanencia
- Errores encontrados
Cookies de Funcionalidad
Mejoran la experiencia del usuario:
- Recordar tu idioma preferido
- Personalizar contenido
- Recordar configuraciones
3.3. WhatsApp y Comunicaciones
CIVI opera principalmente a través de WhatsApp. Ten en cuenta que:
- WhatsApp tiene su propia política de privacidad
- Las conversaciones están cifradas de extremo a extremo
- WhatsApp puede recopilar metadatos de las comunicaciones
3.4. Gestión de Cookies
Puedes controlar y eliminar cookies a través de:
- La configuración de tu navegador
- Herramientas de terceros
- Nuestro panel de preferencias (disponible próximamente)
Nota: Bloquear cookies puede afectar la funcionalidad del sitio.
4. Tus Derechos como Usuario
De acuerdo con la legislación colombiana de protección de datos, tienes los siguientes derechos:
4.1. Derecho de Acceso
Puedes solicitar información sobre qué datos personales tenemos sobre ti y cómo los utilizamos.
4.2. Derecho de Rectificación
Si tus datos son incorrectos o están desactualizados, puedes solicitar su corrección.
4.3. Derecho de Cancelación
Puedes solicitar la eliminación de tus datos personales cuando:
- Ya no sean necesarios para la finalidad con que fueron recopilados
- Hayas revocado tu consentimiento
- Los datos se estén tratando de forma ilícita
4.4. Derecho de Oposición
Puedes oponerte al tratamiento de tus datos en determinadas circunstancias, especialmente para:
- Marketing directo
- Estudios de mercado
- Otros fines que no sean esenciales para el servicio
4.5. Derecho de Portabilidad
Tienes derecho a recibir tus datos personales en un formato estructurado y de uso común.
4.6. Derecho a Revocar el Consentimiento
Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que esto afecte la licitud del tratamiento previo.
📧 Ejercer tus Derechos: Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctanos a través de WhatsApp al +57 320 246 3057 o envía un correo a privacidad@citavial.com
5. Seguridad de la Información
5.1. Medidas de Seguridad
Implementamos múltiples capas de seguridad para proteger tu información:
- Cifrado SSL/TLS: Todas las comunicaciones están cifradas
- Autenticación: Controles de acceso estrictos
- Firewalls: Protección contra accesos no autorizados
- Monitoreo continuo: Detección de actividades sospechosas
- Copias de seguridad: Respaldo regular de datos
- Actualización constante: Parches de seguridad al día
5.2. WhatsApp Business API
CIVI utiliza WhatsApp Business API, que ofrece:
- Cifrado de extremo a extremo en mensajes
- Infraestructura segura de Meta
- Cumplimiento de estándares internacionales
5.3. Servidores y Almacenamiento
Tus datos se almacenan en:
- Servidores seguros con certificaciones ISO
- Ubicados en centros de datos certificados
- Con redundancia y respaldo geográfico
5.4. Protección de tu Cuenta
Recomendaciones para mantener tu información segura:
- No compartas tu número de WhatsApp con desconocidos
- Verifica que estás hablando con CIVI oficial
- No envíes contraseñas o información bancaria por WhatsApp
- Reporta cualquier actividad sospechosa
5.5. Notificación de Brechas de Seguridad
En caso de una brecha de seguridad que afecte tus datos:
- Te notificaremos inmediatamente
- Informaremos a las autoridades competentes (dentro de 72 horas)
- Tomaremos medidas correctivas inmediatas
- Te asesoraremos sobre pasos a seguir